监理工程师如何避免索赔

施工索赔成为承包工程中的一项专门内容，所以应提高业主和承包商对工程索赔的认识，加强对索赔理论和方法的研究，认真对待和搞好工程索赔。
在市场经济条件下，建筑市场中的工程索赔是一种正常的现象。在施工过程中是不可避免的。它不同于“罚金”、“赔偿”，它的性质属于经济补偿行为，而非惩罚。它是承包商由于非自身的原因发生合同规定以外的额外工作或损失所要求进行的费用和时间的补偿。因此索赔是一种正当的权利要求，是应当争取得到的合理偿付，不是无理争利。
在工程实施中，业主往往忌讳索赔，承包商不敢索赔。也不懂应该如何索赔，对工程的风险意识和索赔意识不强，监理工程师也不善于处理索赔。面对这种情况，在建设领域，施工索赔成为承包工程中的一项专门内容，应提高业主和承包商对工程索赔的认识，加强对索赔理论和方法的研究，认真对待和搞好工程索赔。由于索赔是一项涉及面广，需要具备各种知识和经验的工作，所以要求参与索赔的必须具有丰富的施工经验，熟悉施工中的各个环节，通晓各种建筑合同和建筑法规，并具备一定的财会业务知识。这样才能使施工索赔有法可依、有根有据、合情合理。

尽管监理工程师受雇于业主，但当其遇到索赔事件时，则必须以完全的裁判人的身份，站在客观公正的立场上索赔要求的正当性。监理工程师必须对合同条件、协议条款等有详细的了解，以合同为依据来公平处理合同双方的利益纠纷。但有时合同文件本身也会引起索赔，由于合同文件的内容相当广泛，包括合同协议、图纸、合同条件、工程量清单以及许许多多来往的函件和修改变更，以致自相矛盾，或者可作不同解释，导致合同纠纷。根据国家工商行政局、的建设工程施工合同示范文本，合同文件应能互相解释、互为说明，除合同另有约定外，其组成和解释顺序如下：
　　1）协议条款；
　　2）合同条件；
　　3）洽商、变更等明确双方权利义务的纪要协议；
　　4）招标承包工程的中标书、投标书和招标文件；
　　5）工程量清单或确定工程造价的工程预算书和图纸；
　　6）标准、规范和其他有关技术资料、技术要求。
　　2、监理工程师必须注意资料的积累
　　积累一切可能涉及索赔论证的资料，同施工企业、建设单位研究的技术问题、进度问题和其他重大问题的会议应当做好文字记录，并争取会议参加者签字，作为正式文档资料。应建立严密的监理日志，承包方对监理指令的执行情况、抽查试验记录、工序验收记录、计量记录、日进度记录以及每天发生的可能影响到合同协议的事件的具体情况等，同时还应建立业务往来的文件编号档案等业务记录制度，做到处理索赔时以事实和数据为依据。
　　3、及时、合理地处理索赔
　　索赔发生后，监理工程师必须依据合同的准则及时地对索赔进行处理，任何在中期付款期间，将问题搁置下来，留待以后处理的想法将会带来意想不到的后果。如果承包方合理的索赔要求长时间得不到解决，单项工程的索赔积累下来，有时可能会影响承包方的资金周转，使其不得不放缓速度，从而影响整个工程的进度。此外，在索赔的初期和中期，可能只是普通的信件往来，拖到后期综合索赔，将会使矛盾进一步复杂化，往往还牵涉到利息、预期利润补偿、工程结算以及责任的划分、质量的处理等，因此尽量将单项索赔在执行过程中陆续加以解决。这样做不仅对承包方有益，同时也体现了监理工程师处理问题的性；既维护了业主的利益，同时又照顾了承包方的实际情况。监理工程师必须注意双方计算索赔的合理性。如由于业主的原因造成工程停工，承包方提出索赔，机械停工损失按机械台班单价计算、人工窝工按日工资单价计算，显然是不合理的。机械停工由于不发生运行费用，应按折旧费加以补偿；同样对人工窝工，承包方可以考虑将工人调到别的工作岗位，实际补偿的应是工人由于更换工作地点及工种造成的工作效益的降低而发生的费用。
　　4、加强主动监理，减少工程索赔
　　在我国，监理与承包企业是为完成同一项工程而作的不同分工，必须提倡主动监理，不要等到工程完工以后才进行验收。要在工程的实施过程中将预料到的可能发生的问题告诉承包企业，避免由于工程返工造成工程成本上升，这样也可以减轻承包企业的心理压力，减少承包企业想方设法通过索赔途径来弥补工程成本上升所造成的利润损失。另外，监理工程师在项目实施过程中，应对可能引起的索赔进行预测，尽量采取一些措施，进行补救，避免索赔的发生。

正确认识索赔的作用 严格合同中的索赔条款 合同一经签订，合同双方即产生权利和义务关系，这种权利受法律保护，这种义务受法律制约。索赔是建筑施工合同法律效力的具体体现，没有索赔和关于索赔的法律规定，合同则形同虚设，对双方都难以形成约束，这样，合同的实施就得不到保证。索赔能对违约者起到警戒作用，使他考虑到违约后果，以尽力避免违约事件的发生;索赔有助于施工合同双方更加紧密地合作，有助于合同目标的实现。离开索赔，合同的责任就不能体现，合同双方的责、权、利关系就不能平衡。在现代承包工程中，如果施工企业不能进行有效的工程索赔，不精通索赔业务，往往损失得不到合理的及时补偿，企业正常的生产经营就要受到影响。因此，施工企业一定要重视索赔，消除长期以来形成的索赔误区，不要因为考虑到下一步与业主和监理单位的合作，而不敢提出索赔，要维护自己的正当权益，将索赔条款写入合同，为以后的索赔提供强有力的法律依据。 注重索赔证据的收集 在施工合同的履行过程中，引起工程索赔的原因有很多，再详细的施工合同都无法避免索赔事件的发生，不论是合同中明示的索赔，还是合同中默示的索赔，其结果最终都落实到工期和费用的索赔上。无论是何种索赔，要想索赔成功，索赔证据是最重要的，没有证据或证据不足，索赔是难以成功的。 索赔的证据要具有真实性、关联性、及时性、全面性和法律证明效力。当索赔事件发生时，要及时收集如下相关证据：招标文件、工程合同及附件、发包人认可的施工组织设计、工程施工图纸、技术规范等;工程各项有关设计交底记录、变更图纸、变更指令等;工程各项经发包人或者工程师签认的签证;工程各项往来的信件、指令、信函、答复等;工程各项会议纪要;施工计划及现场实施情况记录;施工日报及工长工作日志、备忘录;工程送电、送水、道路开通、封闭的日期及数量记录;工程停电、停水和干扰事件影响的日期及恢复施工日期;工程预付款、进度款拨付的数量及时间记录;施工图纸变更、交底记录的送达份数及日期记录;工程有关施工部位的照片及录象资料等;工程施工现场气候记录，有关天气的温度、风力、雨雪等;工程验收报告及各项技术鉴定报告等;工程材料采购、订货、运输、进场、验收、使用等方面的凭据;工程会计核算资料;国家、省、市有关影响工程造价、工程的各种文件、规定等。 索赔的证据要完全反映工程实际情况，实事求是，基本资料和数据要经得住推敲，并且能够相互说明，相互关联，不能互相矛盾。证据的取得和证据的提出要及时全面，准确无误，所提出的证据要能说明事件的全过程，有关的记录、协议、纪要必须是当事人双方签署的，工程中的重大事件、特殊情况的记录、测试必须由监理工程师签字认可。 掌握正确的索赔程序 及时提出索赔 业主未能按合同约定履行自己的各项义务或者发生错误，给施工企业造成损失时，施工企业可按索赔程序以书面形式向业主或发包人提出索赔。 发出索赔意向书。在索赔事件发生后，施工单位应把握索赔时机，迅速作出反应。在索赔事件发生后的28天内向监理工程师递交索赔意向书，声明将对此事件提出索赔。该意向书是施工单位就具体的索赔事件向工程师和业主表示的索赔愿望和要求。如果超过这个期限，工程师和业主有权拒绝施工单位的要求，施工企业将失去索赔的权利。随后，施工企业应对合同的实施进行跟踪、分析，了解事件的经过、前因后果，掌握事件的详细情况，分析这些损害事件是由谁引起的，它的责任应由谁来承担。在实际工作中，事件的责任往往是多方面的，所以必须进行责任分解，划清责任范围。按照合同判明这些事件是否违反合同条款，是否在合同规定的赔偿范围之内。与此同时，要抓紧收集证据，并在索赔事件持续期间一直保持完整的当时记录，这是索赔要求有效的前提条件。如果在索赔报告中提不出证明其索赔的理由、索赔事件的影响、索赔值计算等方面合理的详细资料，索赔要求就不能成立。在实际工程中，许多索赔要求都因没有或缺少书面证据而得不到合理解决，给施工企业造成不必要的损失。所以，施工企业必须对索赔的前期工作引起足够的重视，以维护企业的合法利益。 递交索赔报告。索赔意向书提交后的28天内，或监理工程师同意的其他合理时间内，施工企业应递交延长工期或补偿经济损失的正式索赔报告及相关资料。如果索赔事件或者索赔事件的影响持续存在，施工企业应按工程师合理要求的时间间隔(一般为28天)定期陆续报出每一时间段内的索赔证据资料和索赔要求，在该索赔事件的影响结束后的28天内，再报出详细报告，提出索赔论证资料、累计索赔额和累计索赔工期。索赔报告内容包括：标题、索赔申请表、批复的索赔意向书、索赔核心内容的概括、各种索赔证据资料、施工企业的正规性文件、编制说明及附件等。索赔报告要做到索赔事件真实，计算索赔值合理、准确，责任分析清楚，重点强调事件的不可预见性和突发性，明确阐述是由于非施工方原因造成的干扰事件的出现，使施工企业的工作受到严重影响，并为此增加了费用支出，拖延了工期。索赔报告要文字简练，资料充足，条理清楚，要让监理工程师提不出疑问，也不要求再补充任何证明材料和数据，只有这样才能使索赔顺利进行。索赔报告的书写用语应尽量婉转，避免使用强硬、不客气的语言，否则，将会给索赔带来不利影响。 索赔的最终认定。递交索赔意向书和索赔报告后，并不等于索赔工作已经完成，还有许多后续工作要做。监理工程师接到索赔报告后，要对其内容和提供的证据一一进行核实，确定索赔责任，按照索赔成立的条件，确定补偿额度。由于施工企业和监理工程师所处位置不同，在所承担事件损害责任的界限划分、索赔证据的充分与否、计算依据和方法合理与否等方面分歧较大，使得补偿额往往与施工企业索赔报告中要求的额度不一致，甚至差额较大。为此，双方应就索赔的处理进行协商，证据不足的要尽快按照监理工程师的要求补充证据，否则只可能得到所提供的证据满足监理工程师认为索赔成立的那部分的费用和工期，其余的则得不到应有的补偿。监理工程师在索赔事件的处理和解决过程中是核心人物，他有处理索赔的权力，所以施工企业的工作一定要尽量让监理工程师满意，以便索赔事件的顺利解决。当然，监理工程师的处理决定不是终局性的，对业主和施工企业不具有强制约束力。施工企业收到监理工程师的处理决定后，如认为处理不公正，可以在合同规定时间内提请监理工程师重新考虑，或提供进一步的证明材料，向监理工程师进一步表明其决定不合理的原因。如果监理工程师仍坚持原来的决定或施工企业对新的决定仍不满意，则施工单位可向合同中提供的仲裁机构申请仲裁解决。 加强索赔 在工程施工中，由于工期长、技术复杂，必然有许多签约阶段不可预见的事件发生。尽管合同准备工作非常细致，合同条款内容严谨、全面，业主和施工企业在合同履行过程中也非常守信誉，但由于工程项目施工的复杂性和人的预见能力的有限，仍然或多或少地会发生索赔。

我国加入世贸组织已经多年，建筑业面临的不仅仅是机遇，更多的是挑战。为了更好地与国际接轨，国家相继颁布实施了一系列法律法规等文件。自《建设工程施工合同（示范文本）》（GF-1999-021）颁布实施以来，“索赔”这个名词也开始为业内人士所了解。但究竟什么是“索赔”,监理工程师又该如何处理承包商索赔呢？
对于建设工程来讲，索赔是施工合同履行过程中，合同当事人一方因对方违约、过错或者无法防止的外因造成本方合同义务以外的费用支出，或导致本方遭到损失时，通过一定的合法途径和程序，要求对方按合同条款规定给予赔偿或补偿的权利。
而引起承包商索赔的原因也是多种多样的，如：工程变更，现场条件变更，业主终止合同或因故暂停施工，质量检查验收条件特殊要求，工程延期，业主未及时支付工程款，不可预见、不可抗力，业主不适当使用工程等。
1、索赔处理的原则
监理工程师遇到索赔事件时，必须站在客观公正的立场上，以完全的身份、处理索赔事件。
1）以法律和建设工程施工合同为依据。
监理工程师必须熟悉和详细了解协议条款、合同条件、双方权利与义务的变更文件、招标文件、投标文件、中标书、工程量清单、设计图纸和文件以及有关技术标准、规范、技术资料等，公平公正地处理合同双方的利益纠纷。当上述文件、资料不一致或有不同解释时，应按合同约定或有关规定的顺序进行解释和判别。
2）及时收集第一手资料。
现阶段索赔事件中直接或间接损失的准确计算方法大家都还不够熟悉，导致承包商不同程度地存在不敢索赔、不会索赔、不懂索赔甚至乱索赔的现象。因此，现场监理工程师及时、准确、连续地记录索赔事件发生过程的详情，为费用索赔的最后定案取得第一手资料是非常必要的。
3）索赔处理必须及时。
如果合理的索赔要求长时间不能得到解决，不仅会使矛盾随时间的推移而逐步复杂、激化，还会影响工程的正常进行和资金周转；并不断为此耗费有关方的精力；并可能引起后续相关工程的正常进行，而且增加索赔处理的难度。
4）减少或避免不必要的索赔。
监理工程师在建设工程项目实施阶段处于特殊的地位，在可能的情况下，应该将预料到可能发生影响工程施工的情况（或问题）通报给承包商，避免可能给工程造成的损失或返工；监理工程师还应及时检查和进行隐蔽工程验收，以便发现问题、及时处理，尽量减少由此引起的返工、报废的损失，避免索赔事件的发生；监理工程师还应该尽可能地对可能引起的索赔进行预测，以便采取防范措施。
2、受理索赔的条件
监理工程师必须确认下述条件满足时，方可受理费用索赔：
　　1）索赔事件造成了承包商直接经济损失；
2）索赔事件是由于非承包商的责任发生的；
3）承包商已按照施工合同规定的期限和程序提出费用索赔申请表，并附有索赔凭证资料；
　　4）当索赔事件持续发生时，承包商阶段性向监理工程师发出索赔意向，在索赔事件终了后28d内，向监理工程师送交索赔的有关资料和最终索赔报告。
3、对承包商索赔申请的
当监理工程师收到承包商的正式索赔申请后，应从以下几个方面进行:
　　1）索赔申请的格式是否符合监理工程师的要求；
　　2）索赔内容应符合要求，即已列明索赔发生、发展的原因及申请所依据合同条款，附有索赔数额计算的方法，价格与数量的来源和索赔涉及的有关证明、文件、资料、图纸等。
　　3）监理工程师在费用索赔时，首先取费项目的合理性，然后选用的计算方法的费率分摊方法是否合理，费率是否正确，计算结果是否准确、有无重复取费等。
① 索赔取费的合理性。按照惯例，建筑安装工程的合同价一般包括直接费、间接费和利润及税金。直接费包括人工费、材料费和机械使用费、其它直接费、现场经费等；间接费包括企业费、财务费用、其它费用等。不同原因引起的索赔，承包人可索赔的具体内容是不完全一样的。监理工程师要按照各费用的特点、条件进行分析论证，挑出不合理的取费项目或费率。
② 在索赔计算的正确性方面，应注意以下几个方面：
a、在索赔报告中，承包商常以自己的全部实际损失作为索赔额。审核时，必须扣除两个因素的影响：一是合同规定承包商应承担的风险；二是由承包商报价失误或失误等造成的损失。
b、索赔额的计算基础是合同报价，或在此基础上按合同规定进行调整。在实际中，承包商常用自己实际的工程量、生产效率、工资水平等作为索赔的计算依据，从而过高地计算索赔额。
c、停工损失中，不应以人工的日工资计算，通常采用人员窝工费计算。闲置的机械费补偿，不应包括运转操作费，而应按机械停滞费考虑。
d、索赔额中是否包含利润损失，是经常引起争议的一个比较复杂的问题。一般在以下三种情况下承包商可计算利润的损失：一是合同延期（因发包人原因造成的）；二是合同解除，如果因为发包人违约等造成工程未完工的合同解除，此时承包商可就剩余未完成合同的利润损失提出索赔；三是合同变更。
e、正确区分停工损失与因工程师临时改变工作内容或作业方法造成的工效降低损失的区别。凡可改做其它工作的，不应按停工损失计算，但可适当补偿降效损失。
f、按照国际惯例，索赔准备费、在索赔处理期间的利息和仲裁费等费用不应计算。
4、索赔的反驳
承包商都是从维护自身利益的角度和观点出发提出索赔要求的，索赔报告中往往会夸大损失，或推卸责任，或转移风险，或引用对自己有利的合同条款等。监理工程师对承包商提出的报告必须全面地研究、分析、评价，找出问题，并进行有力的反驳。主要有：承包商的索赔要求超过合同规定的时限；索赔事项不属于发包人或工程师的责任，而是与承包商有关的、其它第三方的责任；双方责任大小划分不清，必须重新计算；事实依据不足；合同依据不足；承包商没有采取适当措施避免或减少损失；合同中的开脱责任条款已经免除了发包人的补偿责任；索赔证据不足或不成立，承包商必须提供进一步的证据；损失计算夸大等等。
5、索赔资料的要求
索赔事件的过程是建设工程施工合同继续完善的过程，索赔的资料和文件是合同的组成部分，应列入竣工资料中。因此，在索赔事件处理过程中，监理工程师应注意收集文件、资料；索赔事件处理完成后，应将有关资料整理，装订成册、存档。
其主要内容包括：
1）提出索赔的意向报告（或）；
2）提交费用索赔申请表及附件；
3）监理工程师调查核实的材料、处理意见、报送业主审定的函件；
4）监理工程师对费用索赔的审批意见；
5）业主的审定意见；
6）仲裁机关或人民裁决文件及附件等。

在工程建设阶段，都可能发生索赔。但发生索赔最集中、处理难度最复杂的情况发生在施工阶段，因此，我们通常说的工程建设索赔主要是指工程施工的索赔。
合同执行的过程中，如果一方认为另一方没能履行合同义务或妨碍了自己履行合同义务或是当发生合同中规定的风险事件后，结果造成经济损失，此时受损方通常会提出索赔要求。显然，索赔是一个问题的两个方面，是签订合同的双方各自应该享有的合法权利，实际上是业主与承包商之间在分担工程风险方面的责任再分配。
索赔是合同执行阶段一种避免风险的方法，同时也是避免风险的最后手段。工程建设索赔在国际建筑市场上是承包商保护自身正当权益、弥补工程损失、提高经济效益的重要手段。许多工程项目通过成功地索赔，能使工程收入的改善达到工程造价的10%~20%，有些工程的索赔甚至超过了工程合同额本身。在国内，索赔及其还是工程建设中一个相对薄弱的环节。
索赔是一种正当的权利要求，它是业主、监理工程师和承包商之间一项正常的、大量发生而普遍存在的合同业务，是一种以法律和合同为依据、合情合理的行为。